FÖRDERSCHWERPUNKT: DIGITALISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN | DER 7-PHASEN-PROZESS-CHECK

Schnellere Auftragsabwicklung.
Flaschenhälse aufdecken und beseitigen.

Wo verliert Ihr Betrieb zwischen Vertrieb, Büro und Ausführung täglich Zeit und Marge? Im geförderten 7-Phasen-Prozess-Check identifizieren wir die Bremsen in Ihren Abläufen und verbinden Ihre bestehende Software zu einem nahtlosen Informationsfluss.

Das Analyse-Format

Der 7-Phasen-Prozess-Check

Vom ersten Kundenkontakt bis zur operativen Leistungserbringung folgt jeder Betrieb einem Wertstrom. Wir analysieren gezielt die Übergänge zwischen Ihren Phasen und zeigen auf, wo Ihr Informationsfluss den größten Hebel für mehr Tempo bietet.

01 • Marktzugang Marktseitig

Sichtbarkeit

„Werden unser Fachangebot und unsere Kernkompetenzen im Markt und von modernen KI-Suchmaschinen (Perplexity, ChatGPT, Copilot) verlässlich erfasst?“

Phasenübergreifender Fluss

Von Wunschkunden & KI-Suchmaschinen sofort als erste Wahl gefunden werden

02 • Erstkontakt Marktseitig

Anfrage-Eingang

„Springen Interessenten nach wenigen Sekunden ab oder machen wir es Einkäufern und Partnern leicht, sofort strukturiert anzufragen?“

Phasenübergreifender Fluss

Vollständige Anfragen vom ersten Moment an — ohne Rückfragen-Ping-Pong

03 • Vorprüfung Marktseitig

Anfrage-Bearbeitung

„Bleiben Anfragen tagelang liegen oder vergeudet das Team Zeit mit der manuellen Vorprüfung unpassender Anfragen?“

Phasenübergreifender Fluss

Passende Anfragen sofort erkennen — klare Priorisierung nach Ihrem Wunschkundenprofil

04 • Abschluss Marktseitig

Vertrieb

„Fressen Medienbrüche, zeitraubende Notizerfassung und manuelle CRM-Pflege die eigentliche Verkaufszeit, die beim Kunden fehlt?“

Phasenübergreifender Fluss

Mehr Zeit beim Kunden — Sprachnotizen und E-Mails fließen ohne Tipparbeit ins CRM

05 • Kundenführung Operativ

Kundenbetreuung

„Müssen Projektleiter nach dem Zuschlag Informationen mühsam nachrecherchieren, weil der Übergang aus dem Vertrieb hakt?“

Phasenübergreifender Fluss

Nahtloser Projektstart — alle Vertriebsinfos stehen dem Team in Microsoft 365 sofort bereit

06 • Produktion / Dienstleistung Operativ

Auftragsabwicklung

„Klemmen Disposition, Materialbedarfe oder ERP-Abgleiche im Alltag, wenn Bestellungen unvorhergesehen schwanken?“

Phasenübergreifender Fluss

Verlässliche Termine & Bestände — ERP, Planung und Lager greifen lückenlos ineinander

07 • Führung & KPIs Operativ

Betriebssteuerung

„Fliegen Sie im Blindflug, weil die manuelle Zusammenführung von Kennzahlen aus CRM, ERP und Buchhaltung Tage dauert?“

Phasenübergreifender Fluss

Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen statt Bauchgefühl — Kennzahlen auf Knopfdruck

Das Prinzip der Begrenzung

Wo liegt der Flaschenhals in Ihrem Betrieb?

Ein Prozess ist immer nur so schnell wie sein langsamstes Glied. Sobald die zentrale Engstelle gelöst wird, gewinnt das gesamte System sofort an Tempo. Deshalb fokussieren wir uns direkt auf den wirksamsten Hebel in Ihrer Kette.

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Das Lösungsprinzip • Die betriebliche Informationsschicht

Bestehende Systeme verbinden statt neue Insellösungen aufzwingen.

Die meisten Betriebe besitzen bereits CRM-, ERP- und Fachsysteme. Das Problem ist selten die Software selbst – es entsteht zwischen den Systemen. Wir beseitigen Informationsengpässe zwischen Vertrieb, Büro und operativer Leistungserbringung, indem wir Ihre vorhandenen Programme über Microsoft 365 zu einer zentralen betrieblichen Informationsschicht verbinden. So stehen die richtigen Informationen genau dort bereit, wo Entscheidungen getroffen werden.

Live-Synchronisation

BETRIEBLICHER ANKER

Microsoft Teams

M365 Hub

HubSpot / Salesforce

B2B CRM

Branchen-CRM

FACHSYSTEME

Szenario 01 • Leads ohne Tipparbeit erfassen

Engpass: Besprechungsnotizen und Vor-Ort-Details bleiben im Kopf oder gehen verloren, weil niemand abends mühsam Datenfelder ausfüllt.

Wirkung: Vertriebsteams sprechen Notizen direkt von unterwegs in Microsoft Teams ein. Leads, Kontakte und nächste Schritte liegen sofort fehlerfrei im CRM – ohne eine Minute Tipparbeit.

Sowie direkte SQL-Datenbanken, Branchensoftware und maßgeschneiderte REST-API/Webhook-Integrationen.

Bodenständig & Belastbar

Warum punktuelle Tools scheitern – und Systeme gewinnen

Die meisten Unternehmen besitzen bereits genügend Software. CRM, ERP, Ticketsysteme und Dokumentenablagen sind vorhanden. Der Engpass entsteht dort, wo Informationen zwischen diesen Systemen verloren gehen.

Keine neuen Insellösungen

Wir zwingen Ihrem Team kein neues, kompliziertes Programm auf. Unsere Systeme docken über standardisierte Schnittstellen unsichtbar an Ihre vorhandenen Microsoft 365-, ERP- oder Fachprogramme an.

Kontrollierte Autonomie

Keine unberechenbaren KI-Halluzinationen. Alle Workflows laufen in geschlossenen Regelkreisen (Closed Loops), validieren ihre Ergebnisse selbst und binden bei Unklarheiten Menschen ein.

100 % Datenhoheit

Ihre Unternehmensdaten und Kundenkontakte bleiben in Ihrem Betrieb. Keine öffentlichen Trainingspools, volle DSGVO-Konformität und sichere europäische Cloud- oder On-Premise-Infrastruktur.

Kausalitätsbeweis aus der Praxis

Typische Engpässe – und wie sie nach dem Check gelöst wurden

Jede Umsetzung folgt einer klaren Diagnose. Diese Praxisbeispiele zeigen, welche konkreten Flaschenhälse im 7-Phasen-Prozess-Check aufgedeckt und durch maßgeschneiderte Systemintegration gelöst wurden.

Immobilien-Vertrieb • Außendienst

CRM- & Formularwesen per Sprache

Ausgangslage Makler und Vertriebsteams sind den ganzen Tag beim Kunden vor Ort. Neue Leads, Suchkriterien und Besichtigungsprotokolle müssen abends mühsam am Laptop nacherfasst werden.

Engpass Standard-Dokumente (z. B. Alleinvermittlungsaufträge, Mieterauskünfte) werden händisch in Word ausfüllt und Daten mühsam zwischen Vorlagen und CRM hin- und herkopiert.

Lösung Bedienung des CRMs auf Zuruf über vertraute Kanäle (z. B. Microsoft Teams oder Messenger). Das System erfragt fehlende Pflichtfelder, zieht Objektdaten via API und generiert fertige PDF-Formulare direkt beim Datensatz.

Wirkung

Formulare und Vermittlungsverträge entstehen direkt von unterwegs
Keine manuelle Word-Bastelei und keine Zettelwirtschaft mehr
Lückenlose, duplikatfreie CRM-Daten ohne Nacharbeit am Abend

Industrie • Sondermaschinenbau

Automatisierte B2B-Wunschkunden-Recherche

Ausgangslage Ein spezialisierter Industrie-Zulieferer (Vorrichtungsbau, Automatisierung) sucht gezielt Fertigungs- und Industriebetriebe in klar definierten Zielbranchen.

Engpass Manueller Recherche-Blindflug: Der Vertrieb durchforstet Firmenverzeichnisse, sucht mühsam nach technischen Ansprechpartnern und stellt oft erst im Gespräch fest, dass das Profil nicht passt.

Lösung Ein automatisierter Research-Flow: Gezieltes Firmen-Sourcing, semantische Vorqualifizierung anhand des strikten Wunschkundenprofils (ICP: Fertigungstiefe, Branche, Entscheider-Rolle) und direkte Übergabe ins CRM.

Wirkung

Nur fachlich und strukturell passende Betriebe landen im Vertriebs-CRM
Keine zeitraubende manuelle Kontaktrecherche für den Vertrieb
Direkter Einstieg in qualifizierte Fachgespräche mit echten Entscheidern

Web-Infrastruktur • KMU-Souveränität

Eigene Web-Pipeline statt Agentur-Abhängigkeit

Ausgangslage Ein Betrieb möchte seinen Webauftritt, Leistungsangebote und Referenzen flexibel aktuell halten.

Engpass Abhängigkeit von externen Webagenturen und überladenen CMS-Systemen: Für einfache Textänderungen fallen Ticket-Wartezeiten und monatliche Wartungsgebühren für Plugins an.

Lösung Etablierung einer dialoggeführten Inhouse-Pipeline: Änderungen an Inhalten werden im Betrieb einfach im Dialog formuliert, automatisch umgesetzt und über ein schnelles Edge-Netzwerk revisionssicher live geschaltet.

Wirkung

Inhalte und Anpassungen jederzeit direkt im Betrieb umsetzen
Keine monatlichen CMS-Wartungsverträge oder Plugin-Sicherheitsrisiken
Ultraschnelle Ladezeiten und 100 % Daten- und Codehoheit im Haus

Klarer Ablauf • Drei Schritte

Vom Prozess-Check zur gelösten Engstelle

Schritt 01 • Diagnose

7-Phasen-Prozess-Check & Potenzialbericht

Strukturierte Analyse Ihrer Informationsflüsse zwischen Vertrieb, Büro und Ausführung. Sie erhalten einen klaren Potenzialbericht mit den 1–2 zentralen Engpässen, Ursachen und Prioritäten.

Schritt 02 • Architektur

Integrationskonzept

Maßgeschneiderter Bauplan am wirksamsten Hebel: Wie Microsoft 365, CRM und ERP über saubere Schnittstellen verbunden werden – ohne Ihre bestehende Software zu ersetzen.

Schritt 03 • Wirkung

Umsetzung & laufender Betrieb

Technische Realisierung in geschlossenen Regelkreisen und nahtlose Einbettung in den Arbeitsalltag Ihres Teams – für dauerhaft schnellere Auftragsabwicklung.

Geschäftsprozess-Analyse

Den Flaschenhals im Betrieb
aufdecken.

Im 7-Phasen-Prozess-Check analysieren wir Ihre marktseitigen und operativen Informationsflüsse, lokalisieren die 1–2 entscheidenden Engpässe und liefern Ihnen einen konkreten, direkt umsetzbaren Fahrplan für Ihren Betrieb.

WKO-gefördert (bis zu 80 %)